En este tutorial vamos a ver cómo entender los informes de stocks en WooCommerce, y cómo nos pueden ayudar a mejorar la gestión del inventario.
Informes de stocks
Una de las cosas más importantes en cualquier tienda (sea eCommerce o no), es la gestión de stocks. Debemos evitar acumular demasiado género, pero también una posible rotura de stocks (quedarnos sin el producto), ya que ambas cosas nos costarían dinero.
WooCommerce nos ofrece un simple pero efectivo informe de stocks. Lo tenemos en la pestaña "Stocks" del menú "WooCommerce / Informes". Al ir allí veremos la siguiente imagen:
Por defecto el informe de stocks nos muestra un listado de productos
Por defecto podemos ver un listado de productos y stock, pero esta pestaña tiene 3 informes, a saber:
- Casi sin existencias
- Agotado
- Mejor abastecidos
Vamos a ver en detalle cada uno de ellos, para ver en qué consisten y cómo pueden ayudarnos en el día a día.
1. Informe de "Casi sin existencias" en WooCommerce
El informe de "Casi sin existencias" es el que se nos muestra por defecto al abrir la pestaña de informes.
El informe de bajo stock es el que aparece por defecto
Lo que nos muestra es un simple y llano listado de productos que están bajos de stock, o sea, que quedan pocos. Esto es importantísimo, para poder reponer ese producto antes que se agote (romper stocks). Veamos esa tabla:
El listado nos muestra los datos más importantes a nivel de inventario
Como podéis ver, el listado nos informa de:
- Producto: El nombre del producto.
- El producto padre: En el caso de productos variables.
- Unidades en stock: Número de productos que nos quedan.
- El estado: En stock o sin stock
- Acciones: Podemos editar (icono de ruedecilla) o ver (icono de ojo) ese producto.
En este caso, vemos que se considera "bajo stock" tener dos o menos unidades del producto. Pero recordemos que este "umbral" puede modificarse, ya que si tenemos más rotación seguramente querremos tener un umbral más alto. Tenéis más sobre esto en el curso básico de WooCommerce.
La idea es que si estáis vendiendo 30 o 40 productos cada día, un umbral de 100 tendrá mucho más sentido que 2. En cambio si vendéis 1 o 2 al mes, podéis dejar ese umbral mucho más bajo.
Ese umbral también será el que marcará cuando recibir un email cada vez que se se supera, para estar informados sin tener que venir a mirar este informe cada día. Más información en el tutorial de Ajustes de correos electrónicos en WooCommerce. Y si queréis configurarlo con más detalle, echad un vistazo al plugin Notificaciones avanzadas en WooCommerce
2. Informe de productos agotados en WooCommerce
El siguiente informe que tenemos es el de productos agotados este habla por si solo, y no necesita demasiada explicación. Veamos un ejemplo:
El informe de productos agotados nos muestra los productos fuera de stock
Como veis, es exactamente el mismo que el anterior, y nos da los mismos datos:
- Producto: El nombre del producto.
- El producto padre: En el caso de productos variables.
- Unidades en stock: Siempre estará a cero.
- El estado: En stock o sin stock
- Acciones: Podemos editar (icono de ruedecilla) o ver (icono de ojo) ese producto.
En principio mucho pensaréis que es una tontería poner las columnas de "Unidades en stock" y de "Estado", porque en principio siempre debería ser "0" y "Agotado". Pero resulta que no siempre es así.
De hecho, podemos hacer un truquillo en el caso que queramos seguir vendiendo un producto del que no tenemos stock.
Imaginemos que se nos ha agotado un producto que se vende muy bien, y sabemos que nos va a llegar un nuevo stock en breve. En principio, como está "agotado", no podemos seguir vendiendo en la web, y eso puede llevar a perder ciertas ventas. ¿Cómo lo evitamos?
Una opción sería a lo chapucero, cambiar el stock y inventarse uno. Pero otra opción más correcta sería editar ese producto y cambiar manualmente su estado en la pestaña "inventario", tal que así:
Podemos "simular" la disponibilidad de un producto agotado
Como podéis ver, el producto sigue agotado, pero aún así, en el desplegable de estado, hemos seleccionado "En stock", para que se pueda seguir comprando.
Ojo, para que esto funcione, debemos seleccionar la opción "Permitir" en el desplegable "Permitir pedidos pendientes", que es una mala traducción de "Backorder", que sería algo como "Permitir pedidos de productos fuera de stock". Si no lo hacemos así, aunque pongamos "En stock", al guardar los cambios quedará de nuevo como "Agotado".
Si queréis saber más sobre todo eso, ya lo sabéis. Curso básico e intermedio de WooCommerce :)
En definitiva, que si hacemos eso, cuando echemos un vistazo a nuestro informe de productos agotados veremos lo siguiente:
Podemos ver productos agotados en stock
Efectivamente, en el informe de productos agotados, nos aparece un producto sin unidades, pero marcado como "En stock".
Eso nos servirá para darnos cuenta de esa delicada situación en la que estamos, pues si el suministro de ese producto se demora más de lo normal, podemos tener problemas si un cliente nos hace un pedido de ese producto.
3. Informe de productos "Mejor abastecidos" en WooCommerce
Bien, y llegamos ya al otro extremo. El caso de los productos mejor abastecidos, el último de la pestaña de los informes de stocks. El de los productos con más unidades en nuestro almacén. Supongo que ya os imaginaréis qué pinta tiene:
Podemos ver los productos con más stock
Una vez más, nos muestra los mismos datos de los dos anteriores. Sin novedades. ¿Para qué podría servir este informe? ¿Tiene alguna utilidad práctica?
Como siempre, depende de cada situación. Pero en la mayoría de casos suele servir para detectar si tenemos productos con exceso de stock que quizás deberíamos liquidar o colocar en oferta. ¿Para qué tenerlos en el almacén acumulando polvo?
Lo suya sería empezar por el que más unidades tiene (están ya ordenados de más a menos), y pensar si es así porque acabamos de hacer un pedido o si es que es un producto que tiene mucha rotación. Si no es ni una cosa ni la otra, puede ser indicio de un producto que no se ha vendido bien y se ha "enquistado" ahí.
En esos casos podríamos hacer una promoción de 2 por 1, descuentos, o incluso regalar en cada pedido. Tenéis más información sobre estrategias de precios y de descuentos en el curso de Pricing, lecciones 6 y 7.
Por otra parte, si queréis cambios rápidos de inventario, sin tener que entrar producto a producto para modificarlos, echad un vistazo al plugin Control de stocks avanzado en WooCommerce, que nos permite modificar todos estos valores que hemos visto (unidades disponibles, backorders, estado, etc) desde un único listado, incluso de forma masiva.
Con la interfaz de este plugin no hace falta ir producto a producto para modificar el stock
Con esto seréis mucho más rápidos y eficientes si tenéis que cambiar el control de stocks, manejar cantidades, o modificar cualquier otro dato. ¡Ahorraréis horas!
Resumen y conclusión
WooCommerce tiene tres informes de control de stocks: Productos con mucho stock, con poco stock, y sin stock. Estos son clave para un correcto funcionamiento de nuestra tienda.
Debemos evitar la rotura de stocks, así como tener demasiados. Varias técnicas y ajustes nos permitirán estar en esa situación, y no perder ninguna venta.
Ciertos plugins, como el de Notificaciones avanzadas en WooCommerce o el de Control de stocks avanzado en WooCommerce nos hacen la vida más fácil.
Y ya lo sabéis... si queréis saber más sobre WooCommerce. Tenéis varios cursos de WooCommerce disponibles, junto a los otros 6905 vídeos para los suscriptores. ;)