En este tutorial veremos cómo añadir la casilla de aceptación de la política de privacidad y el texto legal en formularios creados con Google Forms.
RGPD y los formularios de Google Forms
En los tutoriales anteriores vimos cómo incluir la casilla de aceptación de la política de privacidad así como el texto legal en formularios creados con Gravity Forms. También cómo añadir ese mismo checkbox y su coletilla legal en Contact Form, y por último cómo incorporar ambos campos si usamos el plugin Ninja Forms.
Estos cambios los hicimos con el fin de adaptar los campos de nuestros formularios al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En este caso le toca el turno a Google Forms. Así que vamos a ver los pasos a seguir para realizar esas dos modificaciones en formularios creados con esta herramienta gratuita que Google pone a nuestra disposición. ¡Vamos a empezar!
Añadir checkbox a nuestro formulario de Google Forms
Durante el proceso necesitaremos el enlace de nuestra política de privacidad, y también el texto que corresponde a la coletilla legal (primera capa de información). Así que si aún no tenemos nuestra página y texto, podemos crearlos antes de continuar con los siguientes pasos.
Adaptar los campos de nuestros formularios de cara al RGPD, es tan sencillo como incluir un checkbox obligatorio que permita aceptar nuestra política de privacidad, y un pequeño texto legal donde informaremos al usuario sobre algunas cuestiones relativas a la protección de datos. Las características que deben cumplir son:
- Casilla de aceptación de política de privacidad: Nos permite obtener el consentimiento del usuario en lo relativo a la política de privacidad. Debe ser un campo obligatorio, aparecer sin seleccionar, y tiene que llevar un enlace a la política de privacidad. Esto es así porque el consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
- Texto / coletilla legal: En este texto se debe informar al usuario de forma resumida y clara sobre algunos aspectos tales como la identidad del responsable del fichero, la finalidad con la que se usarán esos datos, y alguna información más como veremos más adelante. En este caso es interesante comentar que estamos usando Google Forms y enlazar a la política de privacidad de Google.
Dicho todo esto, vamos a abrir nuestro formulario para editarlo. Para ello entramos en la página de Google Forms, y pulsamos sobre "Ir a Formularios de Google". Si no estamos ya dentro, nos pedirá que accedamos con nuestro usuario y contraseña de Gmail. A continuación nos enviará al listado de formularios que hayamos creado.
En esta pantalla elegiremos el formulario que queremos adaptar y haremos clic sobre el mismo. En nuestro caso vamos a usar como ejemplo un formulario ficticio donde los usuarios pueden hacernos llegar sus peticiones para nuevos cursos en boluda.com. Recordad que podéis proponer nuevos cursos desde el formulario real. ¿Quizá uno de Google Forms? ¡Somos todo oídos! :)
Lo primero que haremos una vez abierto nuestro formulario, será añadir nuestro checkbox para solicitar la aceptación de la política de privacidad a los usuarios que quieran enviarnos un mensaje. Normalmente se coloca justo antes de la opción "Enviar", así que nos situaremos sobre el último campo y pulsaremos el botón "+" (Añadir pregunta).
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Insertamos un nuevo campo en Google Forms
Esto añadirá un nuevo campo al final de nuestro formulario. A diferencia de otras herramientas en las que primero elegimos el tipo de campo y luego lo insertamos, en Google Forms primero se añade un campo general, y luego se elige el tipo de campo. Vamos a ver las opciones que nos ofrece:
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Opciones al insertar campo en Google Forms
- Pregunta: Ya que estos formularios están bastante orientados a la creación de encuestas, Google usa directamente el título “Pregunta”. Pero que no nos confunda. Esta sección puede contener una pregunta, el nombre del campo, o el texto que queramos. Simplemente se trata del encabezado del mismo.
- Imagen: Si queremos añadir una imagen a nuestro campo.
- Selección de tipo de campo: Lo que vemos justo a la derecha de la imagen. Por defecto se añade un campo tipo "Selección múltiple", de ahí que haya también una sección "Opciones". Si lo desplegamos veremos que podemos elegir otros tipos: "Respuesta corta", "Párrafo", "Selección múltiple" o "Casillas de verificación" entre otros.
- Sección opciones: Va a variar en función del tipo de campo que hayamos seleccionado en el desplegable anterior.
- Obligatorio: Para establecer si queremos que el campo sea obligatorio u opcional.
Pues bien, en nuestro caso usaremos la sección "Pregunta" para escribir un encabezado. Puede ser algo así como "Información de Política de Privacidad" o "Protección de Datos". Básicamente será un texto de nuestra elección para la cabecera del apartado.
En el tipo de campo tenemos que marcar "Casillas de verificación". Veremos que la sección para las opciones se modifica levemente y el botón de selección (redondo) cambia por uno tipo checkbox (cuadrado).
Por otro lado, donde dice "Opción 1" vamos a escribir el texto asociado a nuestra casilla. Los campos de Google no interpretan el lenguaje HTML, así que introduciremos directamente el texto con el enlace:
He leído y acepto la política de privacidad: https://tu-url.com/politica-privacidad
¡Ojo! Tenéis que cambiar esta URL ficticia por la URL de vuestra política de privacidad. Aquí también podríamos añadir el link a la política de privacidad de Google. En nuestro caso vamos a incluirlo en la coletilla legal.
Por último marcamos el campo como obligatorio para que sea necesario seleccionar la casilla antes de enviarnos el mensaje. Google guarda cada cambio al instante, así que no hace falta que hagamos nada más. Una vez hayamos terminado, veremos algo así:
Modificamos los ajustes para la casilla de aceptación RGPD
¡Y ya está nuestro checkbox añadido! Vamos a por el texto. Para ello seleccionamos el campo que acabamos de incluir, y hacemos clic sobre el botón con las dos "T" (Añadir título y descripción). Al seleccionarlo previamente, el texto se añadirá bajo nuestra casilla de aceptación de protección de datos. Si no lo hacemos tampoco pasa nada, lo único que ocurrirá es que el nuevo campo se va a situar en otro lugar. Luego tan sólo tendríamos que arrastrarlo y colocarlo donde quisiéramos.
Una vez hecho, vemos que nos permite modificar el título y nos da la posibilidad de añadir de forma opcional una descripción. La fuente del título es un poco grande para nuestro texto, así que en este caso vamos a optar por dejar el título en blanco, y escribir nuestra coletilla legal en el otro campo. Nos quedaría algo así:
Escribimos la coletilla legal de nuestro formulario
Podéis usar cualquier texto parecido, pero en este caso os dejamos aquí el que hemos puesto de ejemplo:
El responsable del fichero, RESPONSABLE, recoge estos datos a través de Google Forms para FINALIDAD. Al marcar la casilla de aceptación das tu consentimiento. Esta información quedará almacenada en los servidores de Google. Puedes ver su política de privacidad en https://policies.google.com/privacy?hl=es. Tienes derecho a DERECHOS.
De nuevo, recordad que este texto es de prueba y si necesitáis incluirlo tenéis que adaptarlo a vuestro caso concreto. En términos generales debe informar sobre la identidad del responsable, la finalidad de la recogida y del tratamiento de los datos, la legitimación (acción con la que se autentifica el consentimiento), la ubicación de los datos, los derechos que podrá ejercer el remitente sobre los mismos, y alguna información extra que pueda resultar de interés para el usuario. Por último ¡vamos a ver nuestro formulario!
Formulario de Google Forms con checkbox y texto listo para RGPD
Pues bien, como hemos visto sólo han hecho falta unos sencillos pasos, y ya lo tendremos listo. Ahora os animamos a hacer estos pequeños ajustes para poner al día vuestros formularios de Google Forms :)
Resumen y conclusión
Google Forms es una herramienta muy sencilla que nos permite crear formularios y encuestas. Para adaptar nuestros formularios al Reglamento General de Protección de Datos, tenemos que añadir un checkbox o casilla de aceptación que incluya un enlace a nuestra política de privacidad, y también una coletilla legal.
Este checkbox además de ser obligatorio tiene que aparecer sin seleccionar. En cuanto al texto legal, generalmente incluye la identidad del responsable del fichero, la finalidad con la que se tratarán los datos, y alguna información más como hemos visto a lo largo de este tutorial. Para poner a punto nuestros formularios sólo necesitaremos seguir unos sencillos pasos.
Y ya lo sabéis, si queréis proponernos nuevos cursos podéis usar este enlace. Y si aún no os habéis apuntado, os animamos a echarle un vistazo a los cursos de boluda.com. Más de 6905 vídeos disponibles, y nuevas clases cada día :)