Las "To do" list son una herramienta de productividad muy típica. Pero debemos ir con cuidado, porque en muchas ocasiones son una arma de doble filo.
Herramientas de listas
En el curso de productividad hablo de este tema más en detalle. Las herramientas de listas están a la orden del día. Desde el minimalismo de Clear, hasta la exhaustividad de Wunderlist, pasando por el clásico Todoist o incluso las listas de tareas en Google Apps, de las que hablo en el curso de Google Apps.
Todas ellas pueden ser una herramienta de productividad muy potente. Pero al igual que una misma dieta no sirve para todo el mundo, esas herramientas tampoco.
Las herramientas de listas de tareas pueden llegar a ser muy completas
El objetivo de esas listas de tareas es siempre el mismo. Que tengas un listado fácil e intuitivo de las tareas que tienes pendientes y de las que ya has realizado. Y para eso son estupendas, y mejor que no usar ninguna herramienta y olvidarse de ellas. Pero en ocasiones también llevan a la procrastinación.
La procrastinación de las tareas
La procrastinación es el gran enemigo de la productividad, y uno de los puntos más difíciles de superar para la mayoría de nosotros.
Procrastinar significa ni más ni menos que retrasar las cosas una y otra vez, sin llegar a hacerlas nunca. Si queréis saber más sobre ello, echad un vistazo a la clase #3. Evitar la procrastinación.
Y aunque parezca mentira, en muchas ocasiones, las herramientas de listas alimentan la procrastinación. Ojo, no estoy diciendo que sea siempre así. Estoy seguro que a mucha gente les pueden funcionar muy bien. Pero por experiencia con mis clientes, con personas a quien les hago coaching, e incluso conmigo mismo, he detectado que esas listas de tareas se convierten en un "cajon de sastre" de cosas que "se tienen que hacer" en algún momento indeterminado, en algún lugar indeterminado.
Tener un listado de cosas a hacer en una de esas herramientas que simplemente van creciendo y acumulando polvo, es tan poco eficaz como tenerlas en algún rincón de la cabeza, en un post-it o en una pizarra en la nevera. Debemos concretar. No nos vale con "qué", sino que también necesitamos el "cuándo". Sin "cuándo", se procrastina.
Sí, ya sé que muchas de esas herramientas permiten asignar hora y día a cada tarea, y que incluso te saltan alarmas y alertas cuando llega el momento. Pero para eso hay otras herramientas más específicas: Las agendas y calendarios. ¿Para que tener una lista de tareas fechadas, cuando lo puedes tener todo en un calendario, mucho más intuitivo?
Las tareas sin hora y fecha son una mala idea
Si queremos hacer algo, tenemos que ponerle fecha. ¿Qué sentido tiene apuntarlo en una lista? Eso es como decir "Cuando se alineen los astros y tenga tiempo libre, y me apetezca, y no tenga nada más que hacer... Haré lo de la lista". Y seamos sinceros. Ese momento no llega nunca.
La teoría del Getting Things Done (GTD) no es nueva. Y tampoco es infalible, ni mucho menos. Pero la verdad es que va muy bien. Y tal como vemos en la clase de Getting Things Done, lo primero que debemos hacer cuando nos llega una nueva tarea, es decidir si la vamos a hacer o no. Y si decidimos que sí, tenemos que asignarle un cuándo. Aunque sea dentro de un mes, o dentro de un año. Pero pongamos fecha. Incluso más. Pongamos hora y bloqueemos ese momento.
Las aplicaciones de agendas y calendarios nos permiten asignar y bloquear el momento adecuado para cada tarea
El "time blocking" es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo. De hecho, hasta el momento, es la mejor con diferencia, al menos para mi. Muchas personas me preguntan cómo puedo hacer todo lo que hago: El podcast diario, los cursos (también diarios), los tutoriales, las noticias, los clientes, las clases... Y encima tener dos hijos y estar esperando al tercero. La respuesta es simple. No es ningún secreto: Time blocking. De hecho, cuento exactamente como es mi día a día en la clase de control del tiempo.
¿Entonces qué herramienta usamos?
Una vez más: Si estás usando herramientas de listas, estás contento con tu forma de trabajar, y finalizas todas esa tareas, sigue así. Y felicidades, porque yo no podría hacerlo de la misma forma.
Pero si tu lista (o listas) de tareas sólo hace que crecer, y al final del día no has tachado ni una sola de ellas, te recomiendo que elimines esa herramienta y te pases a una de calendarios. Yo personalmente uso Google Calendar, y sin ella, estaría perdido.
No sólo me gusta porque está totalmente integrado con el resto de herramientas de la suite de Google Apps, sino porque también tiene apps para smartphones, tablets, clientes para OSX y Windowes, y todo tipo de aplicaciones de terceros. Por ejemplo, yo uso Calendars 5 con my iPhone, que se sincroniza automáticamente con mi Google Calendar, y para mi es mucho más intuitiva y completa que la propia App de Google Calendars.
En el momento en el que me llega una tarea, si no la resuelvo en el mismo instante, le adjudico un momento. Bloqueo el tiempo que estimo necesario el día que considero más idóneo. Y cuando llega ese día... lo hago. ¿Parece una tontería verdad? Pues creedme... Funciona.
No es la panacea
Evidentemente que eso no es una solución mágica. En mi calendario tengo todo tipo de tareas: Recurrentes, importantes, urgentes, personales, profesionales... Uso varios calendarios, algunos de ellos compartidos con clientes, proveedores o incuso con mi mujer, tengo códigos de colores en función del tipo de actividad... Y aún así, hay días en los que debo arrastrar una tarea que tenía asignada, para hacerla otro día. Y eso está bien.
Es imposible cumplir siempre con todo lo que está programado. Siempre habrá variables que no controlamos. Un día nos quedaremos sin Internet, otro día tendremos una urgencia, un hijo pillará una bronquitis, o el coche nos dejará tirados. O incluso nos dormiremos, o nos despistaremos. Eso ocurre. Y es normal.
Pero al menos, si lo tenemos todo estructurado, seremos conscientes de lo que no hemos podido hacer, y podremos asignarlo a otro día. Y eso ya es mucho más que tenerlo en una lista de tareas que procrastinamos indefinidamente.
Resumen y conclusión
Las herramientas de listas de tareas son una herramienta de productividad estupenda para algunos, y una arma letal para otros, que sólo genera procrastinación. Si te encuentras en ese segundo grupo, deja de usarlas.
Una alternativa que funciona mucho mejor es pasarte a una aplicación de agenda o calendario, y aplicar las técnicas de GTD y bloques de tiempo, mucho más eficaces para llevar a cabo las tareas y para ser conscientes de lo que no estamos haciendo.
Personalmente recomiendo Google Calendar, que además de ser gratis, está vinculado con Google Apps, con lo que tendremos a vinculación directa con nuestros contactos, correos, archivos en Drive y más.