No se como se lo hacía, pero era el estrés en persona. Yendo de un lado para otro, siempre a salto de mata y apagando fuegos cada día. Pasando de un tema a otro, llenaba su jornada laboral de 16 horas y aún le faltaba tiempo. Era un cliente de esos que siempre iba de culo. Y un día, mientras se tomaba el café a toda prisa después de una comida-reunión de trabajo conmigo (invitaba yo), agarré una servilleta, un bolígrafo, y le conté lo mismo que me contaron en la universidad unos años atrás.
Fue una de esas clases que no olvidaré en la vida fue en la que aprendí el cuadrante de Stephen Covey acerca de las cosas importantes y urgentes. Es uno de esos conceptos básicos y útiles que te quedan grabados para siempre. Siempre lo he tenido en cuenta, pero cuando empecé a trabajar como consultor freelance me ayudó muchísimo a establecer prioridades.
La teoría es muy fácil, pues sólo hay dos conceptos y la intersección entre ellos, que forma su cuadrante. Veamos lo que dice la RAE:
- Urgencia: Necesidad o falta apremiante de lo que es menester.
- Importancia: Cualidad de lo que es muy conveniente o de mucha consecuencia.
¿Hasta ahí lo tenemos claro, verdad? Pongamos un par de ejemplos estúpidos:
- Urgente: Salir del edificio en caso de incendio.
- Importante: Tener extintores en caso de incendio.
Bien, los ejemplos son muy ilustrativos. Es urgente salir del edificio si se está quemando, y a su vez es importante tener extintores. Ahora pongamos un par de ejemplos en el mundillo profesional:
- Urgente: Contestar una llamada telefónica, arreglar un problema con un cliente, entregar un proyecto a tiempo.
- Importante: Tener página web, dedicar tiempo a I+D, hacer brainstormings, mejorar el producto o servicio.
También queda claro. Si tenemos un problema con el servidor de correo y no podemos recibir emails, debemos solucionarlo de forma urgente. En cambio, si no tenemos página web, no hay urgencia, aunque sepamos que es un asunto importante y que deberemos hacerlo.
El problema lo tenemos cuando las cosas urgentes se comen las importantes. ¿Por qué? Simplemente porqué siempre se deja de lado las cosas importantes y no se hacen nunca. Las vamos aplazando y aplazando, hasta que un día se convierten en urgentes y a veces ya es demasiado tarde. Por ejemplo (barriendo para casa) el trabajo del día a día no te da tiempo a hacer tu página web y lo vas demorando. Nunca la haces. Y un día descubres que has perdido (y has dejado de captar) un montón de clientes por no tener una. Y como consecuencia, dejar de ganar dinero, o incluso debes cerrar. Lo mismo con el I+D, las reuniones de brainstorming, o la mejora de tus productos o servicios. Las cosas importantes se deben hacer, aunque no sean urgentes.
Veamos pues el famoso cuadrante que le dibujé en la servilleta:
Bien, esto es simple y fácil. Y desde esa día, una de las primeras cosas que hago cuando planteo el desarrollo de un proyecto para mis clientes. Debemos rellenar este cuadrante con todas aquellas tareas que el cliente conoce perfectamente. Que no lo haga no quiere decir que no lo sepa. Todos sabemos aquello que "tenemos que hacer esto o aquello" pero que nunca hacemos. Así pues, el cliente rellena el cuadrante con sus propias tareas fruto de su experiencia. Y a continuación, aplicamos el siguiente modelo de toma de decisiones:
¡Pues ya lo tenemos listo! Una matriz de 2x2 que nos dice exactamente lo que hacer. Analicemos las cuatro posibilidades:
- Importante y urgente: ¡Házlo ya! Sal del edificio si está en llamas, arregla la linea telefónica si no funciona, acaba ese proyecto que se debe entregar hoy, arregla un problema de última hora con un cliente, etc. Este cuadrante no tiene duda. It's a no brainer.
- Importante pero no urgente: Decide cuando debes hacerlo. Pon una fecha a la reunión de I+D. Agenda un brainstorming. Busca un hueco para hablar con un webmaster para hacer tu web. Si en este momento no puedes hacer algo importante, al menos dedica 30 segundo a decidir cuando le podrás dedicar 30 minutos.
- No importante pero urgente: ¡Delégalo! ¡Subcontrátalo! Si se te va la luz o la linea telefónica no intentes arreglarlo. ¡Llama al técnico! Zapatero a sus zapatos. Deja el ajetreo inútil para otros. Si estás todo el día respondiendo al teléfono por llamadas tontas, ladronas de tiempo, pon una secretaria o contrata un servicio de call center, y dedícate a lo que realmente deberías estar haciendo.
- Ni importante ni urgente: ¿Queda claro, no? Olvídalo. No le dediques ni un nanosegundo. Si no es importante ni urgente, ni te molestes en pensar en ello.
¿Tiene sentido, verdad?
Un mes después de esa comida, nos encontramos de nuevo. Era una persona distinta. Realmente, no parecía el mismo.
Me dio las gracias hasta la saciedad por ese pequeño consejo de servilleta. Había ganado peso (antes estaba muy flaco), comía y dormía mejor, y evidentemente el negocio había mejorado. A pesar de trabajar menos horas, y de contratar a una nueva secretaria, los beneficios habían aumentado. ¿Como lo consiguió? Porque desde hacía un mes, podía dedicar más tiempo a lo que realmente tenía que dedicarlo. A aquello que sólo él sabía hacer. A lo que realmente él era bueno, y se podía diferenciar del resto de sus competidores. A las cosas importantes.
En esa ocasión, el pagó la comida. :)