En este tutorial vamos a ver cómo configurar Gmail para recibir los emails que nos lleguen al correo corporativo o a otras cuentas que podamos tener.
Gestionar cuentas en Gmail de forma centralizada
Como sabéis, Gmail es el servicio de correo electrónico gratuito que ofrece Google. Es muy popular y tiene una interfaz sencilla por lo que son muchas las personas que se sienten cómodas usándolo.
Así que si es vuestro caso es posible que queráis configurar la cuenta para poder recibir allí los emails que os envían al correo corporativo. Esto resulta muy útil ya que permite ahorrar tiempo en la gestión de los emails, además de reducir el espacio usado en el hosting.
Gmail nos ofrece la posibilidad de recibir correos de otras cuentas, hasta cinco en total, y también de responder enviando los emails como si lo hiciéramos desde el correo corporativo. Todo eso lo podemos ver en el curso de Gmail. Pero en este caso vamos a ver cómo consultar desde Gmail esos emails que nos llegan a otros correos. ¡Vamos a ello!.
Obtener datos servidor POP
Lo primero que tendremos que hacer antes de pasar a la configuración de Gmail, será obtener los datos del servidor POP a través del cual recibiremos los emails. Estos datos los proporciona la empresa donde tengamos contratado el correo corporativo. En este caso vamos a ver dónde localizarlos si usamos cPanel.
Primeramente tendremos que acceder al panel de control de nuestro hosting y, una vez iniciada la sesión, pulsamos sobre la opción "Cuentas de correo electrónico". Cuando estemos dentro debemos dirigirnos a la cuenta concreta que queramos configurar en Gmail, y hacer clic en "Conectar dispositivos".
Aparecerán tres opciones bajo el email, "Establecer cliente de correo" y "Configurar calendarios y contactos" y "Cerrar". Debemos pulsar en la primera.
CPanel opción correo electrónico
Una vez aquí, veremos varios apartados. El que nos interesa se llama "Mail Client Manual Settings". Dentro de este apartado tenemos otros dos, uno con la configuración SSL, y otra sin la misma. Para una mayor seguridad vamos a fijarnos en la información que aparecen en "Secure SSL/TSL Settings" que es la recomendada.
Datos para configurar correo en Gmail: Usuario, contraseña, servidor y puerto POP3
Como vemos se nos proporciona el nombre de usuario, que coincide con el email, la contraseña, que sería la misma que la del correo electrónico que queremos configurar, el servidor entrante, y el saliente.
En este caso vamos a tomar la información del servidor entrante, ya que queremos recibir los correos de la cuenta, y más concretamente nos fijaremos en el puerto usado por el servidor POP3.
Cada caso puede ser ligeramente distinto, tened en cuenta que tanto el nombre de usuario, como la contraseña y el servidor van a ser diferentes a lo que vemos aquí. Ahora que ya tenemos los datos que necesitamos podemos pasar a realizar los ajustes en Gmail.
Configurar Gmail para consultar correos de cuenta corporativa
El siguiente paso será iniciar sesión en gmail.com, y hacer clic en el icono de la ruleta que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Una vez ahí elegimos la opción "Configuración".
Menú configuración en Gmail
Una vez abierto, veremos varias opciones. Tenemos que hacer clic en "Cuentas e importación", y después dirigirnos a la sección "Consultar el correo de otras cuentas". Estando ahí pulsaremos en "Añadir una cuenta de correo" para comenzar el proceso, tendremos que realizar varios pasos.
Consultar correo otras cuentas
A continuación se abrirá una ventana en la que tendremos que escribir la dirección de correo que queremos añadir en Gmail, después pulsaremos en "Siguiente" y, de entre las dos opciones disponibles, elegiremos "Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)". Volvemos a pulsar en "Siguiente".
Esto dará paso a la ventana de configuración. Aquí tendremos que escribir el nombre de usuario, la contraseña, el servidor POP (POP3) y el puerto que se usará. Toda esta información es la que obtuvimos en el apartado anterior, simplemente tenemos que colocarla aquí.
Ajustes para configurar correo corporativo
Como veis en la imagen, el nombre de usuario hay que rellenarlo con el correo completo, esto es muy importante, de otra forma no va a funcionar y nos arrojará un error. Lo mismo sucederá si introducimos mal la contraseña o algún otro dato.
Además si queremos podemos marcar alguna de las opciones disponibles que nos permiten dejar una copia del mensaje en el servidor, utilizar siempre conexión (SSL), etiquetar los mensajes entrantes de alguna forma concreta o archivar los mismos omitiéndolos en la carpeta Recibidos. De todas estas las dos primeras opciones son muy recomendables, así que os aconsejamos seleccionarlas.
Pues bien, para pasar al siguiente paso simplemente tenemos que pulsar sobre "Añadir cuenta" y ya estaremos acabando el proceso.
Finalizar configuración correo corporativo en Gmail
En esta última ventana, y tras haber añadido correctamente nuestra cuenta, podemos optar por dos opciones. La primera sería continuar con la configuración para poder enviar los mensajes desde Gmail como si estuviésemos haciéndolo desde nuestra cuenta corporativa, es decir, centralizar totalmente el proceso de envío y recepción de mensajes desde Gmail.
Esto supondría un ahorro de tiempo ya que no tendríamos que estar entrando y saliendo de varias sesiones para responder los correos correctamente. Si os interesa hacerlo podéis seguir los pasos que irán apareciendo al seleccionar la opción "Sí, quiero poder enviar mensajes como hola@tu-dominio", o bien echar un vistazo a #7: Cuentas e importación
En este caso vamos a dejarlo aquí, así que para elegiremos la opción "No (puedes cambiar esta opción más adelante", y haremos clic en "Finalizar".
Configuración terminada
¡Y ya lo tenemos! Como veis la cuenta ha quedado totalmente configurada. A partir de ahora cada vez que nos llegue un email al correo corporativo que hemos indicado aquí, nos llegará también a Gmail.
Resumen y conclusión
Gmail nos ofrece la posibilidad de consultar el correo que nos llega a otras cuentas, y también de enviarlo como si lo hiciéramos desde las mismas, tal como vemos en el curso de Gmail.
En este caso hemos visto cómo podemos consultar desde Gmail el correo que recibimos en una cuenta corporativa. Para ello primero hemos obtenido los datos del servidor POP de la cuenta con dominio personalizado, y después hemos realizado los ajustes en Gmail.
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