Hoy hablo con Dani García, responsable de Todoist en España y Latinoamérica, sobre productividad, listas de tareas, calendarios, hábitos, recordatorios, integraciones y el eterno reto de organizarse sin acabar trabajando para la herramienta.
Antes de la charla, recuerdo los cursos de Boluda.com y la clase del día, dedicada al curso de Seguridad en WordPress. Y a partir de ahí entro en un tema que me afecta de lleno: cómo gestionar lo que tengo que hacer.
La conversación empieza con una idea muy importante: la tecnología no soluciona la productividad por sí sola. Una app puede ayudar, pero si no hay hábitos, rutinas y criterio, solo añado otra capa de ruido. Dani lo deja claro desde Todoist: la herramienta debe dar un empujón, no convertirse en la tabla de salvación.
Todoist se presenta como un gestor de tareas y proyectos con una interfaz sencilla, pensado para usuarios que necesitan algo más avanzado que una lista básica, pero sin perder claridad. Permite organizar proyectos, subproyectos, tareas, subtareas, fechas recurrentes, prioridades, etiquetas, colores, recordatorios y tareas por localización.
Uno de los puntos interesantes es la diferencia entre lista de tareas y calendario. Una agenda tradicional sitúa acciones en el tiempo, mientras un gestor de tareas permite capturar, ordenar, priorizar y mover tareas con más flexibilidad. Todoist se integra con Google Calendar e iCal, de modo que quien necesite una visión temporal puede combinar ambos mundos.
También se habla del perfil de usuario. Puede servir para emprendedores, equipos de marketing, freelances, diseñadores, oficinas con muchos proyectos y también para uso personal: películas pendientes, compras, ideas, lecturas o tareas domésticas. La versión gratuita permite proyectos, tareas y fechas de vencimiento; la premium añade recordatorios, archivos, notas de voz, filtros y etiquetas avanzadas.
Las etiquetas y filtros son especialmente útiles para no ver una lista gigantesca de 50 tareas mezcladas. Puedo separar trabajo, casa, llamadas, clientes, PR, marketing, desarrollo de negocio o lo que necesite. La clave es que la vista diaria sea accionable y no una montaña de pendientes que pesa antes de empezar.
Otro tema potente es el Inbox Cero. Dani y yo os hablo de la sensación de tener el correo lleno, de convertir emails en tareas y de la importancia de no dejar la bandeja como almacén infinito de decisiones pendientes. Un correo que requiere acción puede convertirse en tarea, programarse para otro día o archivarse, pero dejarlo eternamente abierto solo genera carga mental.
Dani también presenta un pequeño sorteo de dos cuentas premium de seis meses, invitando a la audiencia a contar en Twitter o Facebook cómo se organiza, qué problemas tiene con la productividad o qué atajos usa. Más allá del sorteo, es una buena excusa para recordar que cada persona necesita su sistema, y que probar herramientas está bien siempre que no acabe dispersos entre veinte aplicaciones.
Podéis encontrar a Dani en Twitter y probar Todoist. Está disponible en web, Android, iOS, Apple Watch, Windows, Gmail, Outlook y otras integraciones.
En resumen: elegid pocas herramientas, cread hábitos, revisad vuestras tareas, separad por proyectos y no confundáis capturar con avanzar. La productividad no va de apuntarlo todo, sino de liberar cabeza y ejecutar mejor.
Como siempre, gracias por vuestras valoraciones de 5 estrellas en iTunes, por vuestros me gusta en iVoox y por estar al otro lado. Mañana vuelvo con un monográfico elegido por vosotros. ¡Hasta entonces!