Este módulo consiste en ver todas y cada una de las tareas que tenemos que ir controlando antes del evento y durante el evento.
La clave está en asegurar de que no hay margen de error y que tenemos todo previsto al milímetro. Son momentos de muchísimo estrés, porque es cuando realmente eres consciente por primera vez de la cantidad de detalles que tienes que ser capaz de controlar, por eso es muy importante tener listados con todos los elementos para ir chequeando todos y cada uno de ellos.
Hablamos de las confirmaciones de todos los involucrados que van a participar, desde los ponentes hasta los proveedores externos. Tenemos que ser capaces de actuar rápido si alguno de estos decide no acudir por algún motivo.
Aquí el término “organización” cobra más sentido que nunca y es cuando tenemos que sacar nuestras habilidades de liderazgo para poder asignar a cada uno de los miembros del equipo organizador sus tareas.
Vamos a repasar paso a paso todos los detalles a tener en cuenta el mismo día del evento, para que este día tú puedas disfrutar del evento como los demás, y no tengas el agobio de que todo está pendiente de un hilo. Lo importante aquí es que todo el equipo tenga muy claras sus funciones y que puedan reaccionar correctamente frente a cualquier tipo de incidencia que pueda ocurrir durante el transcurso del evento.
Hago mucho hincapié en el tener debajo de la manga un plan de contingencia frente a posibles y probables incidencias, y si las hemos previsto anteriormente seremos capaces de reaccionar rápida y eficazmente, aunque estemos delante de una audiencia de muchas personas mirándote.
Se trata simplemente de tener ensayada cada la agenda del evento y estar todo preparado desde mucho antes de que empiecen a llegar los asistentes y poder recibirles con la mejor de nuestras sonrisas. ¡Vamos a ver la clase!
En este módulo has podido comprobar que esto de organizar un evento no es juego de niños, sino que incluye muchísimas actividades que tenemos que haber sido capaces de planificar en el pre-evento y recoger en nuestros listados.
Has visto cómo es importante el reunir al equipo involucrado en el evento para crear un plan de acción, resolver cualquier duda que les pueda surgir y para saber actuar en posibles imprevistos.
Has visto que es muy importante saber mantener la calma y poder así coordinar de manera eficaz a los distintos profesionales que hemos podido contratar, como azafatas, servicios de catering, fotógrafos, periodistas, patrocinadores, ponentes, artistas....
Además hemos aprendido a prever un plan de contingencia por si ocurriera alguna incidencia que nosotros mismos no pudiéramos resolver.
El siguiente módulo es el último del curso de Organización de Eventos y en él vamos a ver todas las actividades que tenemos que realizar una vez que el evento ha finalizado. ¡Allí nos vemos!
Todos los capítulos de este curso:
- Curso de eventos #1. Introducción
- Curso de eventos #2. Planificación
- Curso de eventos #3. Patrocinadores
- Curso de eventos #4. Diseño del programa y agenda
- Curso de eventos #5. El espacio
- Curso de eventos #6. Servicios auxiliares
- Curso de eventos #7. Promoción
- Curso de eventos #8. Redes sociales
- Curso de eventos #9. Pre-evento y evento
- Curso de eventos #10. Post evento