En esta clase del curso de gestión de eventos vamos a ver en profundidad cómo encontrar el lugar más adecuado para celebrar un evento.
No se trata únicamente buscar un espacio con unas sillas y mesas donde poder dar una serie de charlas, sino que de lo que se trata es de crear una atmósfera especial, donde el participante se sienta arropado, seguro y satisfecho. Queremos conseguir que quede tan contento que quiera repetir en nuestro próximo evento y que además nos recomiende.
La distribución del mobiliario, la temperatura de la sala así como la iluminación y el audio de nuestro evento, serán igualmente factores muy importantes de los que dependerá el éxito de nuestro evento. Que el lugar sea cómodo y se preste a la interacción de los participantes entre sí, es sin duda un factor a tener muy en cuenta.
Vas a descubrir los distintos tipos de montajes de salas que existen, para qué tipo de evento están recomendadas y las ventajas e inconvenientes que tiene cada uno de ellos.
Veremos cómo organizar la zona de registro de los participantes, que es uno de los mayores problemas de los eventos, ya que si tenemos a mucha gente que registrar, tendremos que contar con un equipo de personal para poder acreditar a los asistentes de manera fluida. Es la primera imagen del evento y la primera experiencia del asistente con nosotros, así que es muy importante causar una buena imagen.
Es momento de pensar en cómo queremos presentarnos en el evento y qué medios audiovisuales vamos a necesitar. Esto hay que preverlo con tiempo para poder incluirlo en tu presupuesto y reservarlo con tiempo en una empresa especializada que te dé un buen soporte técnico.
Sobre esto veremos las diferentes opciones que podemos utilizar en nuestro evento, dependiendo de su naturaleza y sus características. Haremos un repaso de todos los equipos que podríais usar, como los equipos de proyección de imagen, los equipos de sonido y los equipos de iluminación. ¡Empecemos pues!
En este módulo hemos aprendido las distintas y muy variadas opciones que tenemos para elegir, dependiendo de nuestras necesidades y del presupuesto de nuestro evento.
En este apartado vemos cómo la selección del espacio es uno de los factores más importantes, que va a afectar directamente al éxito o al fracaso de un evento. Como hemos visto, el espacio que elijamos debería de estar en línea con los objetivos generales que queremos conseguir y está muy relacionado con las expectativas del cliente, que no debemos defraudar.
Hemos aprendido también las distintas opciones que tenemos en cuanto a la distribución de las salas y has visto cuál es la mejor para utilizar en tu evento.
Hemos visto cómo preparar la zona de las acreditaciones de los participantes y tenerla muy bien organizada, ya que será la primera imagen que tendrán de nuestro evento.
Además hemos visto qué tipo de audiovisuales debemos utilizar en función del tipo de evento que estamos organizando.
En el siguiente módulo trataremos sobre todos los servicios auxiliares que pueden intervenir en un evento y haremos zoom en el servicio de caterings y la seguridad en el evento. ¡Allí nos vemos!
Todos los capítulos de este curso:
- Curso de eventos #1. Introducción
- Curso de eventos #2. Planificación
- Curso de eventos #3. Patrocinadores
- Curso de eventos #4. Diseño del programa y agenda
- Curso de eventos #5. El espacio
- Curso de eventos #6. Servicios auxiliares
- Curso de eventos #7. Promoción
- Curso de eventos #8. Redes sociales
- Curso de eventos #9. Pre-evento y evento
- Curso de eventos #10. Post evento