En este segundo módulo, nos vamos centrar en las primeras fases que tenemos que tener en cuenta para organizar un evento y que además sea un éxito.
Esta fase es importantísima para que todo salga bien, ya que son muchísimos los elementos que hay que tener bien atados antes de empezar.
La forma más efectiva y eficiente para llegar a nuestro público objetivo es crear unas sesiones de planificación con el equipo que estará involucrado o con nuestro cliente, para establecer metas realistas y alcanzables, pero sobre todo objetivos que luego sean medibles.
Además, intentaremos que sean periódicas para ver el estado de la organización, mientras va avanzando el tiempo hasta su celebración. En estas reuniones, lo primero y casi lo más importante que tenemos que tratar es cuál es el objetivo que queremos alcanzar para enfocarnos en él y poner toda la maquinaria para conseguirlo.
También tenemos que establecer unos plazos a las acciones, así como asignar los roles y responsabilidades al equipo que nos dará soporte, si es que contamos con uno.
Os daré un ejemplo muy práctico de cómo organizar todo el trabajo, mediante una herramienta muy valiosa, que es un checklist y un calendario para tener todo muy controlado y que no se nos escape ningún detalle importante.
Por otro lado, voy a contarte qué tipo de servicios puedes subcontratar para incorporar a tu evento. Hablamos de profesionales expertos en su campo que pueden ahorrarte mucho tiempo y dolores de cabeza y cómo tienes que establecer unos acuerdos previos de colaboración con ellos para evitar posibles problemas o malos entendidos.
Y algo también muy importante, que vamos a ver en esta clase es la preparación de tu presupuesto del evento, que debe contemplar tanto tus costes como los ingresos potenciales. Te enseño cómo crear tu propio budget del evento al inicio, ya que te dará una buena visión para determinar si tu evento es rentable y además te permitirá tomar determinadas decisiones estratégicas.
Ahora ya sabes todo lo que hay que hacer para planificar la enorme cantidad de trabajo que se presenta al organizar un evento. Es muy importante establecer reuniones con los miembros del equipo para que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y así dejar cero margen de improvisación el día del evento.
Ya has visto que es fundamental establecer objetivos medibles para tu evento que sean realistas y alcanzables y cómo es indispensable poner plazos a las acciones para que podamos realizarlas con calma. Por eso has descubierto lo importante que es apoyarte en los checklists, para no pasar por alto ninguna tarea importante.
Al mismo tiempo hemos repasado lo que tenemos que tener en cuenta para realizar el presupuesto del evento.
En el siguiente módulo, trataremos sobre cómo atraer empresas patrocinadoras a tu evento y cómo diseñar distintos paquetes con tu oferta. ¡Allí nos vemos!
Todos los capítulos de este curso:
- Curso de eventos #1. Introducción
- Curso de eventos #2. Planificación
- Curso de eventos #3. Patrocinadores
- Curso de eventos #4. Diseño del programa y agenda
- Curso de eventos #5. El espacio
- Curso de eventos #6. Servicios auxiliares
- Curso de eventos #7. Promoción
- Curso de eventos #8. Redes sociales
- Curso de eventos #9. Pre-evento y evento
- Curso de eventos #10. Post evento